Politique sur la protection des renseignements personnels

Protection des renseignements personnels

En vertu de la législation sur la protection de la vie privée, l’Institut des agences de communication (ICA) s’engage à protéger la confidentialité de vos renseignements personnels. Votre vie privée est protégée, comme suit.

Collecte de renseignements personnels

Nous limitons notre collecte de renseignements personnels aux renseignements que vous fournissez et dont nous avons besoin pour vous offrir des services dans un environnement adéquat. Nous vous demanderons les renseignements suivants, entre autres :

  • Numéros de téléphone (domicile, travail et cellulaire)
  • Adresses courriel
  • Adresses de travail et du domicile
  • Renseignements sur le compte chèques ou la carte de crédit
  • Tous les renseignements jugés nécessaires pour administrer le service (ce qui pourrait comprendre des renseignements sur les allergies, les restrictions alimentaires ou toute restriction médicale concernant les repas servis pendant les séances, sur les mesures d’adaptation à l’emplacement du service, etc.)

Ces renseignements sont nécessaires pour traiter les candidatures et les inscriptions au Concours. Ils nous permettent également de gérer nos services et de joindre la personne appropriée en cas d’urgence. Nous jugeons que tous les renseignements fournis avec votre formulaire de candidature ou d’inscription ont été fournis avec votre autorisation. Nous demandons ces renseignements pour créer un dossier et déterminer l’admission ou l’admissibilité au Concours, et pour administrer le service auquel vous vous êtes inscrit. Ces renseignements seront aussi utilisés pour remplir les rapports financiers exigés par le gouvernement fédéral aux fins de préparation de documents fiscaux.

Utilisation des renseignements personnels

Les personnes qui auront accès aux renseignements que vous fournirez dans vos formulaires seront des membres de l’équipe de l’ICA, des administrateurs de service et nos employés à la comptabilité. Dans une certaine mesure, des juges ou d’autres conseillers de l’ICA pourraient avoir accès à ces renseignements pour exercer leurs fonctions. De tierces parties agissant au nom de l’ICA auront également accès à ces renseignements, au besoin, pour vous fournir des services. Par exemple, si vous acquittez les frais avec une carte de crédit, la tierce partie s’occupant du traitement des paiements par carte de crédit recevra les renseignements nécessaires au traitement du paiement. Si vous avez des restrictions alimentaires, le service traiteur tiers en sera informé. Nous pourrions utiliser vos renseignements pour communiquer avec vous au sujet de votre expérience relative au cours ou à d’autres offres éducatives à l’ICA. Si vous ne voulez pas que nous communiquions avec vous, vous pouvez vous désinscrire de ces communications dans votre formulaire de candidature ou en contactant l’ICA. Il se pourrait que d’autres personnes vous demandent de fournir vos coordonnées afin d’organiser des rencontres en dehors des heures de travail ou pour participer à un travail de groupe. Nous ne transmettrons pas vos coordonnées sans votre autorisation et nous ne communiquerons que les renseignements que nous avons le droit de communiquer.

Divulgation de vos renseignements personnels

Nous nous engageons à ne pas transmettre vos renseignements personnels à une tierce partie ou à votre employeur sans votre autorisation écrite, sauf comme peut l’exiger ou l’autoriser la législation sur la protection de la vie privée, ou comme décrit dans la présente politique.

Stockage et protection

Vos renseignements seront stockés sur des copies papier gardées en sécurité (dans les bureaux de l’ICA) et, au besoin, dans les archives hors site de l’ICA), et dans des fichiers informatiques protégés par un mot de passe et un pare-feu. Les renseignements que nous stockerons comprendront tous les renseignements personnels que vous nous avez fournis ainsi que la confirmation de paiement, l’achèvement du programme ou du service, les notes et les résultats, et d’autres renseignements. Ils constitueront l’ensemble de votre dossier. L’ensemble de votre dossier sera conservé pendant sept ans. Après cette période, un dossier comprenant votre nom, le programme ou le service ainsi que les notes ou les résultats sera gardé dans des fichiers informatiques protégés par un mot de passe et un pare-feu.

Accès à vos renseignements personnels

Si, à un moment donné, vous voulez accéder à vos renseignements personnels pour les examiner, les corriger ou les contester, vous devez écrire au responsable de la protection de la vie privée (par télécopieur ou par courriel). Vous pouvez aussi demander que la vérification de votre participation ou entrée ainsi que vos notes ou vos résultats soient transmis à un tiers, comme un employeur ou un établissement d’enseignement. Ces renseignements ne seront fournis qu’après la réception de votre autorisation écrite. Si vous voulez fournir des renseignements sur votre dossier académique à un tiers (un autre établissement d’enseignement, un employeur ou un employeur potentiel), vous devez donner votre autorisation écrite à l’ICA. Si vous faites une demande concernant le dossier académique d’un autre individu, nous ne communiquerons AUCUN renseignement sans l’autorisation écrite de cette personne. Sans autorisation, nous ne vérifierons pas et ne divulguerons pas l’inscription, la participation, l’achèvement ou les notes en lien à un programme. Cela s’applique aussi aux employeurs actuels.

Cette politique peut être changée à tout moment. (Cette version date de février 2021.)

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